MENCATAT DAN MENGELOMPOKKAN TRANSAKSI KE DALAM JURNAL

1. Surat Bukti Pembukuan

    Ada beberapa surat bukti pembukuan yang juga biasa dikenal dengan dokumen sumber , misalnya

• Sumber Ekstern antara lain :

1. Faktur

          adalah perincian penjualan secara kredit dan bukan sebagai bukti pembayaran , maka faktur bebas materai. Dibawah faktur sering bertuliskan SE&O singkatan dari "Salvo erore et omissione" artinya : kecuali jika ada kesalahan dan kealpaan. Faktur dibuat oleh penjual terdiri dari tiga rangkap :

• Lembar pertama berwarna putih untuk pembeli
• Lembar kedua berwarna merah setelah distempel atau ditanda tangani oleh pembeli disimpan oleh penjual. Lembar merah ini akan dijadikan sebagai lampiran kwintansi pada waktu menagih.
• Lembar ketiga berwarna biru yang disimpan oleh penjual sebagai copy faktur penjualan.

 __________________________________________________________________ 

PT. PASUNDAN                                                                       Jakarta, 25 April 2010

Jl. Gajah Mada 31 

Jakarta                                        FAKTUR

           Kepada,

           Toko ABC

           Jl. Wijaya No.29E Jakarta                                                                                                           

No       Item                                           Harga                                  Jumlah                    

1          Mesin ketik  Brother                  Rp. 350.000,-                      Rp. 350.000,-

6          Disket Fuji                                 Rp.  20.000,-                       Rp. 120.000,- 

                              Jumlah                                                                 Rp. 470.000,-         

   2. Kwitansi

         adalah surat tanda bukti telah membayar suatu transaksi sejumlah uang yang tercantum dalam kuitansi tersebut. Kwintansi ini disimpan oleh pembayar setelah ditandatangani oleh penerima pembayaran. Kuitansi dibagi menjadi dua bagian disebelah kiri disebut Sub kuitansi ( sebagai bukti bagi si penerima uang ), sedangkan disebelah kanan diberikan kepada si pembayar uang. Dalam praktek kuitansi biasanya dibuat rangkap dimana yang bagian atas diberikan kepada pembayar uang sedangkan salinan /copy diberikan kepada si penerima uang sebagai arsip.

     3. Nota kredit

        adalah perhitungan yang dibuat oleh suatu perusahaan tentang penerimaan kembali barang-barang karena rusak atau tidak sesuai mutunya atau tidak cocok dengan pesanan pelanggan. Nota kredit juga biasanya dibuat rangkap dua.

_______________________________________________________________________

TOKO ALAT TULIS CERDAS                                          No. CN.25

Jl. Daan Mogoot Km.2                                                           Tanggal, 30 Mei 2010

Jakarta                                

    

Kepada,

Toko Buku Star

Jatibarang

                                                

                                                         NOTA KREDIT

Kami telah mengkredit perkiraan Tuan, atas pengembalian 5 rim kertas HVS Folio @ Rp. 6.000,-

= Rp. 30.000,- ( tiga puluh ribu rupiah ).

                                                                                                        Bagian penjualan,

                                                                                                       ( AR. Kuswanto )

__________________________________________________________________________

    

4. Nota kontan

      

        adalah  perincian penjualan kontan yang dibuat oleh pedagang pengecer ( biasanya toko ) untuk diberikan kepada pelanggan/konsumen.

    

• Sumber Intern

1. Memo
2. Bukti penerimaan kas
3. Bukti pengeluaran kas

              Bukti jurnal ( journal voucher ) adalah bukti pencatatan yang dibuat oleh perusahaan untuk keperluan intern. Bukti jurnal ini hanya untuk keperluan pencatatan saja. Bila perusahaan menggunakan bukti jurnal maka dokumen sumber harus dilampirkan pada bukti jurnal tersebut. Bukti jurnal yang dibuat untuk penerimaan uang tunai disebut bukti penerimaan kas, sedangkan bukti jurnal yang dibuat untuk mengeluarkan uang tunai disebut bukti pengeluaran kas, adapun untuk transaksi lainnya biasanya dibuatkan bukti memorial ( memo ) yang biasanya disebut jurnal memorial atau memorial post.

Contoh Bukti penerimaan kas
______________________________________________________________________

PT. CEMPAKA                                                                                 Tanggal, 1 Mei 2010

Jl. Panjunan No.2 Cirebon                                                                    Nomor   : 24

                                                                 BUKTI KAS MASUK

Diterima dari               : H. Muslim

Jumlah                        : Rp. 400.000,-

                                    Empat ratus ribu rupiah

Keterangan                 : Pembayaran angsuran hutang

_____________________________________________________

No. Rek                            Debet                              Kredit               !

100                                   Rp. 400.000,-                                          !

232                                                                          Rp. 400.000,-   !

                                                                                                         Diterima oleh,

                                                                                                          (  AKHID   )

___________________________________________________________________    

Contoh Bukti pengeluaran uang.

_______________________________________________________________

PT. KENCANA                                                                BKK                 CEK  

Jl. Mutiara No.90                                                                No.0215            No. By

Jakarta                                                                                Tgl. 25/1/2010   Tgl.

                                                                                                                      Bank

                                                                                           __________________

                                                  BUKTI KAS KELUAR

Dibayarkan kepada   : PLN & PDAM

Sejumlah uang           : Rp. 600.000,-

                                   Enam ratus ribu rupiah

Keterangan               :  - Biaya listrik Rp. 350.000,-

                                   - Biaya air     Rp.  250.000,-

______________________________________________

No. rek           Debet                                 Kredit    ____ !

507                 Rp. 600.000,-                                             !

100                                                            Rp. 600.000,-  !

   Di setujui,                Di bukukan oleh,               Dibayarkan oleh,              Diterima oleh,

(Drs, Alex)              ( Dian Partika )              ( Dina Liani  )                     ( Lussy Dewi )

Contoh bukti jurnal Memorial
_____________________________________________________________________

PT. PITALOKA                     MEMORIAL - POST           Tgl        : 31-12-2010

Jl. Mas Said No.70                                                                  Nomor : 30

Jakarta

_________________________________________________________________

!                                              URAIAN                              !      JUMLAH              !

                                                                                            !

Pemakaian perlengkapan kantor                                           !      Rp. 250.000,-

                  _____________________________________!___________________

Terbilang  : Dua ratus lima puluh ribu rupiah               !      Jumlah     Rp. 250.000,-

________________________________________!_________________________

No. Rek           Debet                    Kredit                 !   Bag.Pembukuan     Pembukuan

509                 Rp. 250.000,-                                   !

100                                                Rp. 250.000,-    !

                                                                                        (________)      (_______)

                                                                                                  Mengetahui,

                                                                                            (_____________)

_____________________________________________________________________

2. Menjurnal Transaksi keuangan

         a. Pengertian jurnal

                  Pencatatan langsung setiap transaksi ke dalam akun ( perkiraan ) yang terpengaruh memang praktis, akan tetapi mengandung kelemahan-kelemahan, anatara lain bila terjadi kesalahan dalam pencatatan akan sulit untuk ditemukan kesalahan tersebut. Selain itu, tidak ada catatan secara kronologis mengenai terjadinya transaksi dalam suatu perusahaan. Untuk menghindari kelemahan-kelemahan itu , pencatatan dilakukan secara bertahap artinya sebelum bukti transaksi dicatat kedalam akun terlebih dahulu dianalisis dan dicatat pada buku jurnal.

                    Jurnal berasal dari kata jour ( bahasa prancis ) yang artinya hari. Pengertian jurnal atau buku harian adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap transaksi ( bukti pencatatan ) secara kronologis menurut nama akun dan jumlah yang harus didebet dan dikredit. Dalam praktek jurnal merupakan tempat pertama kali sebuah transaksi dicatat.

         Dari pengertian diatas, maka jurnal memiliki beberapa fungsi antara lain :

• Fungsi Historis

          artinya pencatatan setiap bukti transaksi dilakukan secara kronologis, urut, berdasarkan tanggal terjadinya transaksi.

• Fungsi Mencatat

          artinya semua transaksi harus dicatat dalam buku jurnal, jangan sampai ada yang ketinggalan 

• Fungsi Analisis

          artinya pencatatan dalam jurnal merupakan hasil analisis transaksi berupa pendebetan dan pengkreditan akun-akun yang terpengaruh berikut jumlahnya. 

• Fungsi Instruktif

          artinya catatan dalam jurnal merupakan perintah untuk mendebit dan mengkredit akun buku besar sesuai dengan catatan dalam jurnal

• Fungsi Informatif 

          artinya catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi.

        b. Bentuk Jurnal

            Ada 2 macam bentuk jurnal antara lain yaitu :

• Jurnal Umum
• Jurnal Khusus

Contoh bentuk jurnal umum

                                                                                                      Halaman :1                           Tanggal        Bukti             Keterangan       Ref               Debet        Kredit
2                    3                    4                           8                   5                  6
                                        ( 7 )
____________________________________________________________


Keterangan :

1 = Diisi dengan nomor halaman buku jurnal
2 = Diisi dengan tahun, bulan, dan tanggal transaksi
3= Diisi dengan nomor bukti transaksi
4= Diisi dengan akun yang didebit dan dikredit
5= Diisi dengan jumlah akun yang didebit
6= Diisi dengan jumlah akun yang dikredit
7= Diisi dengan keterangan singkat mengenai transaksi
8= Diisi dengan nomor kode akun pada saat catatan jurnal ini dipindahkan ke akun buku besar


Contoh Transaksi :

Berikut ini merupakan transaksi yang terjadi di perusahaan PT. Banyu Biru selama bulan Januari 2011, Transaksi tersebut terlebih dahulu diteliti dan kemudian dicatat dalam jurnal umum.
Jan        2  Ricky menginvestasikan uang sebesar Rp. 5.000.000,- dan sebuah kendaraan senilai Rp.
                15.000.000,- untuk mendirikan perusahaan dengan nomor bukti 001
             3  Dibeli perlengkapan secara tunai seharga Rp. 150.000,-dengan nomor bukti 002
             4  Dibeli peralatan seharga Rp. 4.000.000,- dan dibayar tunai sebesar Rp. 500.000,-sedangkan
                 sisanya dibayar 3 bulan kemudian dengan nomor bukti 002A
             5  Dibayar dimuka sewa tempat sebesar Rp. 600.000,- untuk masa 1 tahun dengan nomor bukti 003
             8  Dibayar rekening listrik, air dan telepon untuk bulan Januari sebesar Rp. 125.000,-dengan nomor
                 bukti 004
           10  Diterima pendapatan bengkel sebesar Rp. 1.500.000,- dengan nomor bukti 005
           14  Dibayar beban pemasangan iklan sebesar Rp. 150.000,-untuk 6 kali penerbitan mingguan dengan
                 nomor bukti 006
           16  Dibayar premi asuransi sebesar Rp. 120.000,-dengan nomor bukti 007
           20  Difakturkan tagihan pada Tn. Zakcy untuk biaya perbaikan mobil yang telah diselesaikan sebesar
                 Rp. 2.500.000,-dengan nomor bukti 008
           21  Diterima pinjaman dari bank BNI sebesar Rp. 5.000.000,- dengan nomor bukti 009
           25  Diambil uang tunai sebesar Rp. 500.000,- untuk keperluan pribadi pemilik dengan nomor bukti
                 010
           27  Dibayar beban lain-lain sebesar Rp. 50.000,- dengan nomor bukti 011
           29  Dibayar gaji karyawan untuk bulan Januari sebesar Rp. 600.000,- dengan nomor bukti 012
           30  Dibayar angsuran utang atas pembelian peralatan Rp. 500.000,-dengan nomor bukti 013


Request :

• Catatlah transaksi diatas ke dalam jurnal umum

                                                   JURNAL UMUM                                     Halaman : 1

____________________________________ _________________________________

Tanggal         Bukti     Keterangan       Ref       Debet               Kredit     

2011

Jan        2       001         Kas                                 Rp.  5.000.000,-       

                                     Kendaraan                       Rp.15.000.000,-

                                             Modal                                                  Rp.20.000.000
             3       002         Perlengkapan                    Rp.     150.000,-

                                             Kas                                                      Rp.     150.000,-

             4      002A       Peralatan                           Rp.  4.000.000,-

                                            Kas                                                        Rp.    500.000,-

                                            Utang usaha                                            Rp. 3.500.000,-

             5      003          Sewa dibayar dimuka         Rp.      600.000,-

                                            Kas                                                        Rp.     600.000,-

             8      004          Biaya listrik,air dan telepon  Rp.      125.000,-

                                            Kas                                                         Rp.    125.000,-

            10     005          Kas                                     Rp.  1.500.000,-

                                            Pendapatan bengkel                                 Rp. 1.500.000,-

            14     006          Iklan dibayar dimuka            Rp.     150.000,-

                                            Kas                                                          Rp.    150.000,-

            16     007          Beban asuransi                     Rp.     120.000,-

                                            Kas                                                          Rp.     120.000,-

            20     008          Piutang usaha                        Rp.  2.500.000,-

                                            Pendapatan bengkel                                   Rp.  2.500.000,-

            21     009          Kas                                      Rp.  5.000.000,-

                                            Utang bank                                                Rp.  5.000.000,-

            25     010          Prive-Ricky                           Rp.      500.000,-

                                            Kas                                                            Rp.     500.000,-

            27     011          Beban lain-lain                       Rp.        50.000,-

                                            Kas                                                            Rp.        50.000,-

            29     012           Beban gaji                             Rp.      600.000,-

                                            Kas                                                             Rp.      600.000,-

            30     013           Utang usaha                          Rp.     500.000,-

                                            Kas                                                             Rp.      500.000,-

                                      Jumlah                                Rp.35.795.000,-   Rp. 35.795.000,-